PROJE ADI: 2023-2024 EĞİTİM ÖĞRETİM YILI   "DİJİTAL ARŞİVLEME ; SEBEN İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ ARŞİVİ DİJİTALLEŞİYOR."  PROJESİ

*** Bu projenin uygulanmasında gönüllük esastır.

PROJENİN BAŞLATILMA GEREKÇELERİ:

?        İhtiyaç halinde  öğrenci, öğretmen ve vatandaşlara daha hızlı ve kolay  erişilebilir arşiv hizmeti sunma,

?        Teknolojinin imkânlarından faydalanma,

?        Emeği minimum düzeye indime. Hizmete ulaşmada İhtiyaç duyulan kişi sayısını azaltma,

?        Vakitten ve maliyetlerden tasarruf sağlama,

?         İşlerde  kolaylık, hız ve profesyonellik,

?        Çalışanlarına değer  katma; çalışma verimini artırma, işleri  kolaylaştırma

?        Arşivdeki evrakların istenmeyen bir sebepten dolayı kaybolmasından veya yıpranmasından  kaynaklanabilecek riskleri azaltma,

?        Vatandaşın evrak temininde harcayacağı emek ve  zamanı asgariye indirme

?        Evrakların kullanım sıklığından dolayı uğrayacağı tahribatı asgariye indirme.

PROJENİN AMAÇLARI:

?        Arşiv odasında bulunan ve mevzuat gereği saklanması gereken değerli evrakı sayısallaştırma, sayısallaştırılan arşivi veri saklama cihazlarında  ve gerekli görüldüğünde  güvenirlilik riskleri değerlendirilerek resmi ağlarda  depolama,

?        Evrakların kullanım sıklığından dolayı uğrayacağı tahribatı asgariye indirme,

?        Değerli evrakı daha kolay ve hızlı ulaşılabilir kılma

?        Teknolojinin sunduğu imkânlardan faydalanma

?        PROJENİN HEDEF KİTLESİ:

Müdürlüğümüzün hizmet alanı ile ilgili iletişimde bulunduğu bütün öğrenci, öğretmen, personel, yüklenici firma vs. 

?        PROJENİN SÜRESİ

2023-2024 Eğitim Öğretim Yılı

?        PROJENİN İŞLEYİŞİ, FAALİYETLER VE ÇALIŞMA TAKVİMİ:

2023-2024 eğitim Öğretim Yılı için;

       DİJİTAL ARŞİVLEME ; SEBEN İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ ARŞİVİ DİJİTALLEŞİYOR."    projesi İlçe Milli Eğitim  

        Müdürlüğü arşivinde uygulanacak ve ileri dönemlerde okullarda da uygulanması için çalışmalarda              

        bulunulacaktır.  Bu projenin uygulanmasında gönüllük esastır.

?        İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü arşivinde bulunan değerli evrak İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne ait  fotokopi makinasında taranarak, fiziki  dosyalardaki tasnif sistemi esas alınarak dijital bellekte sayısallaştırılacaktır. Sayısallaştırılan dosyalar, tekrar arşiv odasında aynı rafta saklanmaya devam edilecektir. Dosyaların içerisindeki evraklar ve raflardaki dosyaların karışmamasına dikkat edilecek, dosyadaki evraklar ve raflardaki dosyalar tek tek çıkarılacak, bir evrak ve dosyanın işi bitmeden diğer dosya veya evrağa geçilmeyecektir. Sayısallaştırılan değerli evrak dijital bellekte tasnif edildikten sonra erişilebilirliğini kolaylaştırmak ve bir anahtar oluşturmak için EXEL'de formulize edilecektir. E arşive giriş şifre ile yapılacaktır. Dijital belleğe depolanmış e arşiv, İlçe Milli Eğitim Müdürü bilgisayarında ve arşivden sorumlu VHKİ İsmail EMRE'nin bilgisayarında kopyalanacaktır. Sayısallaştırılmış arşivin depolandığı dijital bellek arşivde saklanmaya devam edilecektir. E arşivin uzun yıllar kullanıma açık olabilmesi için güvenlik riskleri değerlendirildikten sonra MEB Bulut ağına yüklenerek koruma altına alınacaktır.

2023-2024 Eğitim Öğretim Yılı faaliyetleri ve çalışma takvimi ilgili eğitim öğretim yılı başında hazırlanarak onaya sunulacaktır.

?        PROJENİN YÜRÜTÜCÜLERİ

İlçe Milli Eğitim Şube Müdürü Muhlis EVCİMEN, Seben Ortaokulu Teknoloji ve Tasarım Öğretmeni Halil AKÇA

*Projemiz, Seben İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü arşivinde bulunan  evrakı kolay ve hızlı erişilebilir kılma, bu arşivi  gelecek nesillerin de kullanımına sunma, arşivde bulunan evrakın kullanım sıklığın abağlı olarak zarar görmesinin önüne geçmeye yönelik olarak hazırlanmıştır.